Hästi läbimõeldud arve koostamine: samm-sammult
Igav paberimajandus on vabakutseliseks kujundajaks olemise vajalik häda.
Lihtsalt ei saa sellest teisiti minna, kui soovite jälgida ja hallata klientide makseid, peate seadistama arveldussüsteemi. See pole kõik halvad uudised; lõbus on see, et tegelikult saate kujundada kohandatud arve.
Täna käsitleme arve nullist kujundamist. Olen võimalikult põhjalik ja lisan kõik, mida peate teadma, alates absoluutsetest põhitõdedest kuni täiustatud funktsioonide ja isegi väikese disainiteooriani.
Põhitõed
Alustame palja struktuuriga. Esiteks peaks teie arve mahtuma tavalisele paberilehele (8, 5 ″ x 11 ″ või vastupidi), et klient saaks selle ilma probleemideta printida. On tõenäoline, et nad hoiavad seda digitaalselt, kuid mugavuse huvides on parem jääda tavalise kirja vormingusse.
Järgmisena peaks see sisaldama teie nime (või ettevõtte nime) ja põhilisi kontaktandmeid. Soovite olla põhjalik ja lisada oma füüsiline aadress, e-posti aadress, telefoninumber ja kõik muu asjakohane. Kui teil pole mõjuvat põhjust sellist teavet kliendi eest varjata, peaks see kõik olema olemas raamatupidamise ja registreerimise eesmärgil (nende, mitte teie, kasuks).
Samuti soovite lisada arve kuupäeva ja arve numbri. Arvenumbrit pole vaja luua, kuid see on kasulik nii teie enda kui ka kliendi failisüsteemi jaoks. Arvete nummerdamise süsteemi loomine on teie enda otsustada. See võib olla lihtsalt numbriteks eraldatud kuupäev või sellel aastal saadetud arvete arvu põhiarvestus (001, 002, 003… 110, 111, 112).
Andke oma bränd ja stiil edasi
Kuna olete tegelikult disainer, peaksite arve kujundama nii, et see sobiks teie isikliku või ettevõtte kaubamärgiga. Esmane eesmärk on muuta see funktsionaalseks, kuid oluline teisene eesmärk on muuta see atraktiivseks.
Teie konkreetse kaubamärgi rakendamine on teie enda otsustada. Soovitan saada inspiratsiooni juba loodud asjadest, näiteks veebisaidilt, kirjaplangilt või visiitkaardilt. Kasutasin Design Shacki veebisaiti värvi inspiratsiooni ja fondi valimise lähtepunktina ja tulin välja järgmise päisega:
See on lihtne, kuid sellega saab töö tehtud ja kindlasti edastab see meie veebisaidi klassikalise vanas stiilis ilme. Veidi elegantsi lisamiseks viskasin paremasse alumisse nurka keerdusvektori. See on funktsionaalselt üleliigne, kuid lisab lõpptootele natuke nalja, häirimata liialt põhisisu. Pange tähele, et olen vähendanud läbipaistvust õiglase summa võrra, nii et see ei torkaks nii palju silma.
Loetav ruudustik
Järgmisena vajate piirkonda, kus saaksite loetleda, mille eest kliendi eest arveid esitate. Isegi kui arveldate ühe projekti eest, jagage oma aeg osadeks, nii et teie klient näeks selgelt, mida teile makstakse. Mõnikord teenib üks kaubanumber koguarvuga teilt pahameelega kõne kliendilt, kes soovib teada, miks ta teile nii palju maksab. Kogusummat võetakse vastu palju tõenäolisemalt, kui teete eriti selgeks, kui palju tööd te tegite.
Siin on eesmärk selge ja loetav teave. Loetavuse suurendamiseks soovitan kasutada sebrariba või nähtavat võre. Loetavate võrkude kohta rohkem inspiratsiooni leiate meie postitusest kohutavate tabelite loomise kohta.
Tehke ruumi detailsetele kirjeldustele
Sageli juhtub, et ülaltoodud võrgulahendus on samm õiges suunas, kuid see pole täiesti piisav. Mõned disainerid ja / või kliendid eelistavad iga rea üksikasjalikku kirjeldust. Nendel juhtudel ehitage lihtsalt rida iga üksuse vahel nii, et sellel oleks mõni lisakõrgus. Allpool toodud näites otsustasin säilitada sebra triibutamismeetodi ja taanduda kirjelduse koopiale, et säilitada nende kahe vaheline kontrast.
Pange tähele, et olen lisanud ka suure, julge kogusumma. See number on tõenäoliselt kõige olulisem teave nii arve saatja kui ka saaja jaoks. Järelikult pole seda varjata. Pange see silma paistma, et lugeja saaks selle lühidalt kätte.
Makse tähtaeg
See on oluline. Mõni võib kujundusarve maksetähtaega pidada eeldatavaks või ebaviisakaks, kuid pean seda vajalikuks, kui esitate arve kliendile, kellega te pole varem palju tööd teinud. Oled professionaal ja ei tohiks lasta kellelgi teist suhtuda. Kui olete selle töö rahuldavalt teinud, siis väärite kindla palgakuupäeva austamist. Enamikul juhtudel antakse disainerile kunstiteose jaoks tähtaeg ja seetõttu on täiesti mõistlik anda kliendile maksetähtaeg. Lihtsalt veenduge, et see ei oleks neile üllatus. Peaksite seadistama tavalise juhendi, näiteks „Kõik maksed tuleb teha nädala jooksul pärast arve laekumist” ja esitama selle teabe kliendile enne töö alustamist.
Olen jällegi käinud lihtsa kujunduselemendiga, kuid muutnud selle piisavalt julgeks, et silma paista. Te ei soovi panna seda liiga palju segama, andes sellega kellelegi hea vabanduse öelda, et nad ei näinud seda.
Tehke maksetingimused selgeks
Makse tähtpäeva kõrval peaksite sisaldama ka kõiki konkreetseid nõudeid, mis teil makse suhtes kehtivad. See hõlmab mis tahes üldteksti tähtpäeva tugevdamiseks, teie eelistatud ja aktsepteeritud makseviise, tagasipöördunud tšekkide eeskirju jne.
See, mille te siia panite, on täielikult teie otsustada. Soovite olla lühike, kuid piisavalt põhjalik, et veenduda, kas olete vaidluse või soovimatu olukorra korral kaetud. Kuna suhtlete üha rohkemate klientidega, peate selle jaotise üle vaatama, et see sobiks stsenaariumidega, millega sageli kokku puutute.
Lisasin ka sõbraliku, mitteametliku viipeala. See on suurepärane koht märkuste tegemiseks konkreetsete töökohtade jms kohta. Arved võivad olla pisut külmad ja mitteametlikud, ärge kartke omada pisut isiklikku sõbralikkust.
Valmis kujundus
Selles on kõik olemas. Teil on kahtlemata kaasas mõni kohandatud teabeala, kuid see hõlmab peaaegu teie tavalist kujundusarvet. Vaadake allpool olevat valmistoodet.
Väike kujundusteooria
Olen arve kujunduse üles ehitanud väga tahtlikult, et lugejat mõjutada. On kolm peamist teavet, mida soovime, et klient märkaks: kellelt see pärineb, millal see saabub ja kui palju see on mõeldud. Kõik muu on kindlasti endiselt oluline, kuid lõppkokkuvõttes teisejärguline sellele põhiteabele. Vaadake allpool, et näha disaini järjepidevust, mida olen visuaalse hierarhia saavutamiseks kasutanud.
Oluliste esemete jaoks olen kasutanud ühtlast värvi, mis on kontrastiks kenasti taustaga, ja suurendasin / joonistasin neid elemente nii, et need eristuksid kõigest muust lehel. Nii võtab lugeja need kolm bitti teavet isegi siis, kui loeb lehte vaid minutiks. Proovige pilgu heita ülaltoodud valmis kujundusele, ilma et peaksite midagi tahtlikult lugema. Pange tähele, et isegi kui teie silmad lehe ümber viskavad, tõmmatakse nad vaistlikult kõige kontrastsemate elementide juurde.
Juurdepääsetavus
Viimane märkus kujunduse kohta. Pange tähele, et see on optimeeritud printimiseks, mis ületab eelnevalt mainitud suuruse nõude. Kui prindite selle arve välja lihtsale mustvalgele laserprinterile, peaks see välja nägema hea. Kogu teave säilitab loetavuse ja visuaalset hierarhiat ei kahjustata. Kuna päise logost puuduvad tumedamad täidised, peaks see kasutama minimaalselt toonerit.
Teine oluline asi, mida tuleks arvestada, on faili suurus ja vorming. Salvestage see vormingus, mis on laialt aktsepteeritud, näiteks .pdf või .doc, ja vaadake, kas teil on vaja hoida seda maksimaalselt mõnesaja KB-ga (mida väiksem, seda parem). See tagab, et ükski valiv e-posti server ei blokeeri faili ja see on hõlpsasti vastuvõetav kellelegi, kellel on vähem kui täheline Interneti-ühendus.
Need võivad tunduda tähtsusetute detailidena, kuid väikestel asjadel on suur roll dokumentide tajumisel teiste poolt. Hea arve on see, mis ei muuda teid tehniliseks toeks kõigile, kes proovivad seda saada.
Rohkem funktsiooniideesid
Lisaks kasulike funktsioonide arutelule võiksite lisada veel mõned näited:
- Automaatne kogusumma: koostage oma arve Excelis või numbrites ja seadistusvalemid, et teha kogu teie jaoks tüütu matemaatika!
- Interaktiivne PDF: PDF- iga saab interaktiivsemaks muutmiseks palju ära teha, kuid kõige parem on hoida seda funktsioonidega, mida enamik lugejaid saab kasutada, näiteks mis tahes e-posti või veebisaidi teisendamine reaalaineteks (klõpsatavad)
- Integratsioon PayPal: kasutage seda võrgus ja lisage nupp PayPal, et klientidel oleks teenusega ühenduse loomine ja teile raha saatmine hõlbus.
Rakenduste arved
Kas te ei soovi vaeva näha oma arvete koostamisega? Vaadake neid artikleid veebirakendustes, mis aitavad teil töö ära teha.
- Kuus redaktsiooni: 20 arvete koostamise tööriista veebidisaineritele
- 1. veebidisainer: 5 suurepärast tasuta tööriista teie arveldusvajaduste jaoks
- Ajakiri Tripwire: 30+ hädavajalikku vabakutselist tööriista kulude jälgimiseks, arvelduseks ja arvete koostamiseks
Näita mulle enda oma
Kokkuvõtteks peaks hästi läbimõeldud arve keskenduma kolmele põhiaspektile: kellelt see pärineb, millal maksetähtaeg on ja kui palju selle eest makstakse. Seguste vältimiseks kirjeldage kindlasti oma tööd ja kirjeldage põhjalikult. Lõpuks andke sellele natuke oma isikupära, häirimata liialt esmasest sisust.
Nüüd, kui olete näinud minu katset saada korralikku arvet, andke meile teada, mida teeksite selle paremaks muutmiseks. Veelgi parem, lisage link oma arvele ja rääkige meile selle peamistest omadustest.
Ole meie sõber!
Nagu artikkel? Hoidke end kindlasti kursis Twitteris ja Facebookis.
